motorcycle dealer

hi po atty,
Ang kapatid ko po ay dating manager ng 1 motorcycle dealer. Noong panahon nila, ay naniningil sila ng P 1, 000 sa mga customer para sa additional fee sa gustong magpa yellow plate, wala pong company guidelines pero requirements po ito sa LTO. ang payment pong ito ay hindi nai deposit sa account ng company bagkus ay tinago sa vault sa office dahil wala pong company policy na dapat po itong i deposit. Sa kabilang banda ay nai process po ang mga rehistro ng motor at nakuha po ang yellow plate samakatuwid ay naibayad na po sa LTO ang pera. Pero na audit po ang kapatid ko dahil dapat daw ay niresibuhan muna at idineposit muna ang payment bago hiningian ulit ng budget request sa opisina(subalit wala naman pong company policy ukol dito at ang sistemang umiiral noon sa company ay hindi ito nareresebuhan) Na terminate po ang aking kapatid sa trabahong iyon ngunit sa ngayun po ay pinagbabayad siya ng may ari ng dealer ng P 16, 000 dahil yun daw yung payment ng 16 na customer na nagpa yellow plate at kung hindi daw po niya babayadan ay kakasuhan daw sya ng estafa thru misappropriation. (Hindi naniniwala ang dealer na ganun kalaki ang additional payment, gayong sa customer galing yung pera at hindi sa kanila)Gayong naibayad na po nya sa LTO yung additional fee nung mga customer.
Ano po ang dapat naming gawin..Salamat po

what proof does he have to show that the money was paid at LTO?

petty cash voucher lang po ang proof nya kasi po usually sa LTO ay wala pong receipt yung mga bayad sa SOP, eh yung additional payment po ay naka categorized as SOP kaya wala po yung receipt. And because of that, naisip ng brother ko na papirmahin sa petty cash voucher yung LTO chief para just in case na ma audit ay may maipakita syang proof, kaya lang po hindi OR. And nung nalaman nung LTO chief na gagamitin nya sa ofis yun eh nag hesitate na yung huli na pumirma and we don't think so kung aaminin ng hepe ng LTO na naka received sya ng pera mula sa brother ko